Yıl sonuna yaklaştığımız şu dönemlerde firmaların çoğu eğitim ihtiyaç analizi ve eğitim bütçesi hazırlamaları çalışmalarını yapıyor. Eğitim ihtiyaç analizinin nasıl yapılacağına dair hazırladığım yazı Kariyer.net’in İnsan Kaynakları profesyonellerine yönelik olarak hazırladığı İK Blog’da dün yayınlandı. Yazıyı http://www.kariyer.net/ik-blog/egitim-butcesi-nasil-hazirlanir/ adresinde ve aşağıda bulabilirsiniz.

Eğitim bütçesi hazırlamanın birçok detayı olmasına rağmen temelde eğitim ihtiyacını organizasyonel bazda (kurum bazında), pozisyonlar bazında ve kişisel bazda ortaya koyacak şekilde hazırlıklar yapılır;

• Kurumun kısa/uzun vadeli hedefleri (Önümüzdeki 1 yıl ve sonraki 3-5 yıl içindeki dönem)
• Her bir pozisyon için mevcut görev tanımları ve bu görevleri yerine getirebilmek için ihtiyaç duyulan niteliklerin incelenmesi
• Her bir çalışanın yerine getirmesi gereken görevlerin gereklilikleri ve kişisel yeterlilikleri incelenerek bireysel bazda eğitim ihtiyaçları tanımlanacaktır.

Yukarıda belirtilen kapsamda 3 boyutlu bir analizle kurumun eğitim ihtiyaç analizi tanımlanır:

1. Organizasyonel Analiz: Kurum bazında yapılan bir analizdir. Organizasyonun kısa ve uzun vadeli amaçları ile bu amaçları etkilemesi olası eğilimlerin incelenerek eğitimin, bunlarla nasıl bir uyum içerisinde olması gerektiğini belirlenmesidir. Organizasyonel analiz kapsamında aşağıdaki sorular sorularak eğitim ihtiyacı tespit edilir:

• Kurum önümüzdeki yıl neler yapacak, yeni yatırımlar var mı?
• Kurum içinde yeni açılacak bölümler var mı?
• Kurumun açılacağı yenir bir pazar (ülke veya şehir) var mı? Varsa onun için yapılması gereken bir hazırlık var mı?
• Yeni yatırımlar veya pazarlar için dışarıdan eleman almam gerekiyor mu yoksa kendi çalışanlarımdan mı yararlanacağım?
• Kendi çalışanlarımdan yararlanacaksam onlara özel bir eğitim düzenlenmesi gerekiyor mu?

2. İş (Görev) Düzeyinde Analiz: Performansın düşük olduğu alanlarda işlerin temel görev ve sorumlulukları ile işi yapan çalışanların sahip olması gereken nitelikler incelenir. İnsan Kaynaklarında maalesef her zaman hayal ettiğimiz çalışanı işe alamıyoruz. İşin görev tanımında belirtilen eğitim, deneyim, yetkinlik ve niteliklerin çoğunluğunu taşıyan kişileri işe almak durumunda kaldığımızda kişi ve görev uyumunda eksiklikler olabiliyor. İşte bu aşamada çalışandan bağımsız pozisyonun gerektirdiği bilgi, beceri ve davranışların tespit edilmesi yani iş düzeyinde analiz söz konusu olur:

• İş tanımında yer alan görevi gerçekleştirecek kişinin eğitimle geliştirilebilecek temel iş öğeleri nelerdir?
• Bu iş öğeleriyle ilgili olarak işe başladığında temel oryantasyon eğitimi almış mıdır?
• Temel iş öğeleriyle ilgili olarak yetiştirme veya iş başı eğitimi almış mıdır?
• İşi ile ilgili almış olduğu eğitimler planlanan eğitim saati açısından yeterli midir?

3. Kişi Düzeyinde Analiz: Kişi düzeyinde analizde çalışanın eğitim ihtiyacı, istenilen performans düzeyiyle (standart performans), bireysel (mevcut) performansı arasındaki farktır. Bu analizle birlikte çalışanda var olan bilgi ve becerileri ile ortaya koyduğu mevcut performansının, standart (istenen) performansa uygun olup olmadığı araştırılır. Ayrıca performans farkının bilgi ve beceri ve nitelik eksikliğinden mi, yoksa motivasyon, işe uyumsuzluk, doyumsuzluk, ücret ve benzeri başka sebeplerden mi kaynaklandığı araştırılır.

Eğitim konusunda en sık yapılan hata, işletme ile ilgili ve insan faktörü yoğun problemlerin sadece eğitim ile ve eğitim sonrası hemen çözüleceğine inanılarak, bu tür sorunlar karşısında tepkisel olarak eğitim planlamasına gidilmesidir. Eğitimin, bu tür insan faktörü yoğun problemlerin tek çözümü olarak görülmesi kaynakların boş yere harcanması demektir. Bu yüzden organizasyon analizi, iş analizi ve kişi analizinden sonra sorulması gereken en önemli ve kritik soru “Belirlenen ihtiyaçların eğitimle giderilip giderilmeyeceği” olmalıdır.

En ideal olanı, her yıl Kasım-Aralık döneminde yani yeni yıl bütçesi hazırlanırken eğitim ihtiyaç analizi yapılarak yıllık eğitim planı yapılması ve eğitim bütçesi hazırlanmasıdır. Sonrasında da her 3 aylık dönemlerde şirketin karlılık, performans ve gelişim vb. kriterleri analiz edilirek gerekirse eğitim ihtiyaç analizi tekrarı yapılarak bütçe revizesi yapılabilir. Organizasyonel, iş ve kişisel bazda analiz yapabilmek için aşağıdaki kriterler dikkate alınmalıdır;

• Stratejik Hedefler (kurumun stratejik hedefleri içinde eğitim ihtiyacı gerektiren konuların belirlenmesi)
• Performans Değerlendirme Sonuçları (Beklenenin altında performans gösteren çalışanların alması gereken eğitim konu başlıklarının belirlenmesi)
• Bölüm çalışanlarına ve müdürlerine uygulanan «Eğitim İhtiyaç Analizi Anketi» (Çalışanların talep ettikleri eğitim konu başlıklarının belirlenmesi)
• Anket sonucu yöneticilerle birebir görüşmeler (Çalışanların talep ettiği eğitim konu başlıklarının analiz edilip ortak karara varılması)
• Güncel Eğitim Trendleri (Dünya’da, Türkiye’de ve ilgili sektörde beklenen gelişmeler, trendlerin belirlenmesi, bu aşamada aynı sektörde yer alan firmalarla benchmark (kıyaslama) görüşmesi yapmak çok faydalı olabilir)

Faydalı olması dileğiyle 🙂